Formazione con Fabio 17/06/2022
*gestione della parte contabile ed amministrativa in fase di lancio progetto Concept/ERP



Glossario

  • Fattura Elettronica: Versione elettronica della classica fattura cartacea, obbligatoria da e verso qualsiasi soggetto in Italia dal 1 Gennaio 2019.
  • File .xml: è il formato ufficiale di emissione delle fatture elettroniche.
  • SDI: Sistema di interscambio ufficiale per le fatture elettroniche gestito dall’Agenzia delle Entrate, con cui è necessario interfacciarsi tramite aziende intermediarie autorizzate dall'agenzia dell'entrate stessa, nello specifico Concept usa ACube.
  • Codice univoco: Codice unico, identificativo di un soggetto (Autonomo, Azienda, Ente Pubblico etc.).
  • Conservazione: Come le fatture cartacee, anche quelle elettroniche vanno conservate per un dato lasso di tempo, questo avviene tramite server di aziende autorizzate. Nel caso di Concept, il pacchetto conservazione va praticamente sempre assieme alla fatturazione, e viene gestito dalla nostra azienda intermediaria.
  • Firma Digitale: I documenti destinati all'agenzia delle entrate devono necessariamente essere firmati con firma digitale, in Concept TUTTI i documenti vengono firmati in digitale e ciò è gestito dal nostro intermediario autorizzato.

  • Movimenti Contabili: Tutti i movimenti economici e/o finanziari di dare e avere di un'azienda a seguito di un'operazione.
  • Conti contabili: I conti contabili sono lo strumento con cui si registra a livello economico ogni singolo movimento dell'impresa, l'insieme di tutti i conti è il "Piano dei conti"
  • Prima Nota Contabile: L'insieme dei movimenti contabili di un certo periodo, Concept è in grado di generare solo quelli relativi ai documenti al fine di esportarli ad altro software di contabilità.

  • Scadenzario: registro contabile su cui vengono normalmente annotate le varie scadenze contabili da rispettare (incassi da clienti, pagamenti a fornitori, rate di leasing, pagamento di imposte e tasse etc.). Fatto in Concept generalmente da clienti con contabilità esterna, mentre chi ha contabilità interna lo fa direttamente da software contabile
  • Fido: livello massimo di esposizione economica verso un cliente, in caso di software contabili ben integrati con Concept possiamo visualizzare il livello di esposizione dei clienti e quanta parte del fido è già stata "utilizzata".
  • RiBa: Ricevuta Bancaria, solitamente gestita da software contabile, impegno economico emesso dal creditore verso i suoi debitori tramite banca. Concept può creare distinte RiBa per clienti che hanno la contabilità esterna, al fine di caricare automaticamente sul portale di una determinata banca (tramite import file) tutte le RiBa emesse in un mese.

  • Lettera d'Intento/Dichiarazione d'Intento: per soggetti che lavorano molto con l'estero o con determinati prodotti, l'agenzia delle entrate può emettere una particolare esenzione IVA per un certo ammontare. Queste possono essere fornite dai clienti dei nostri clienti (caso semplice gestito in Concept a livello di Anagrafica controparti), oppure possono essere emesse dalle nostre aziende clienti, ed in questo caso viene gestito dal modulo amministrazione. 

Note iniziali di contestualizzazione

  • In fase di analisi abbiamo un'indicazione riguardo a come la parte amministrativa verrà gestita (contabilità esterna o interna, software da interfacciare Arca/Ad Hoc/Zucchetti, persone da coinvolgere etc.) ma in fase di progetto, si andranno a definire i dettagli assieme agli stakeholders interni ed esterni.
  • La grossa scadenza da rispettare è quella degli adempimenti fiscali entro il 16 del mese successivo (importante da ricordare dopo lo startup, in quanto la gestione della parte contabilità slitta solitamente di un mese rispetto a DDT e affini).
  • Concept, in quanto ERP System gestisce i processi aziendali dal preventivo a cliente fino all' emissione della fattura incluso fatturazione elettronica, SDI, ed eventualmente emissione della prima nota contabile relativa ai soli Documenti emessi. Ovvero la prima nota di contabilità, non completa, pronta per essere esportata ad altro software contabile (contabilità interna). 
  • Sia che il cliente abbia contabilità esterna che interna sicuramente gestirà uno scadenzario pagamenti, ma nel caso di clienti con contabilità esterna acquistano solitamente il modulo amministrazione, per cui questa parte compresa di emissione RiBa /bonifici potrà essere effettuata in Concept; mentre nel caso di clienti con contabilità interna verrà gestito direttamente nel software contabile (Azerouno è ora rivenditore ufficiale di ARCA con cui è ottimamente interfacciato).

Case studies

Contabilità esterna:
Basta spiegare la fatturazione (export massivo fatture in formato .xml da fornire a studio esterno). Concept ora tiene traccia della data di esportazione degli .xml al fine di evitare di esportare le fatture due volte. Questa categoria di clienti solitamente acquista il modulo amministrazione, per cui gestiscono  in Concept lo scadenziario e l'emissione distinta RiBa.
Contabilità interna con software contabile già interfacciato con Concept:
In questi casi è sufficiente attivare e testare l'interfaccia già esistente
  • ARCA: Nostro software di scelta, sviluppato da WKI, ottimamente interfacciato con Concept, di cui siamo rivenditori ufficiali, e per il quale dal prossimo autunno forniremo anche servizi di assistenza, formazione e manutenzione.
  • Altro software interfacciato (Ad Hoc, Zucchetti etc.)
Contabilità interna con software con cui non abbiamo un'interfaccia già sviluppata:
Il consulente farà una "mini analisi" della situazione, per capire il miglior approccio al caso. Possibili approcci sono: 
  • Export generico: Generazione di un file generico (.txt) da parte di Concept, che il software contabilità potrà importare nelle proprie tabelle. Questo file generico potrà essere taylor made sulle necessità del software del cliente, e quanto ai dettagli verranno gestiti assieme all'azienda fornitore del software contabile del cliente.
  • Sviluppo lato Azerouno: coinvolgerà i nostri developers (attenzione ai tempi che potrebbero dilatarsi) viene scelta nei casi di interfaccia con altra software house più strutturata con cui si potrebbe creare un tool specifico che potrebbe essere riutilizzato nel caso trovassimo lo stesso software da altri clienti.
  • Sviluppo lato fornitore del cliente: il fornitore del software del nostro cliente si fa carico dello sviluppo di un tool di interfaccia, che può recuperarsi i dati direttamente da database Concept. *informativa tabelle database da cui è possibile recuperare i dati utili
  • Export file .xml: Scelta preferenziale ove possibile, in quanto molti software contabili sono già predisposti all'import di file .xml per via della fatturazione elettronica, ha il limite di non gestire il passaggio dei conti contabili, per cui nel caso un cliente ne usasse molti e spesso, si dovrà vedere come gestire la cosa lato software contabile in fase di importazione magari gestendo de possibile dei default per cliente/ fornitore.

Configurazione base per Movimento Contabile

  • Conti Contabili e Mastri Contabili: da Amministrazione ➝ Tabelle Amministrazione ➝ Conti Contabili/Mastri Contabili: Vado a creare SOLAMENTE i conti che al cliente interessa muovere tramite Concept, solitamente vendite, acquisti etc. solitamente viene fatto da o assieme agli impiegati di contabilità
  • Causali Contabili: Alle causali di documento va assegnata una Causale Contabile al fine di contabilizzare correttamente il documento. Definisce la logica con cui viene generato il movimento contabile; da Amministrazione ➝ Tabelle Amministrazione ➝ Causali Contabili  per contabilizzare documento serve mettere i flag come da screenshot in anagrafica Causale Documento e includere sempre la causale contabile.
  1. Selezionare Categoria
  2. Scegliere Tipo di documento
  3. Scegliere Tipo di Fattura Elettronica
  4. Flag Contabilizza
  5. Flag Genera Scadenze
  6. Flag Centri di Costo (non comune, solo in caso l'azienda voglia gestirli)


  • Nell'anagrafica delle Causali Contabili si può impostare la logica con cui la causale effettua i movimenti contabili ad esempio screenshot sotto 
  • Contropartite Acquisti/Vendite: regole di attribuzione automatica di un conto contabile agli articoli basato su articolo e controparte; da Amministrazione ➝ Tabelle Amministrazione ➝ Contropartite Acq./Ven. ad esempio screenshot sotto
  • Contabilizzazione: funzione che cerca i documenti che hanno il flag "contabilizza" e sono opportunamente configurati e genera i relativi movimenti contabili